Как подготовиться к Web Summit и получить клиентов: стратегия pre-event маркетинга

Web Summit конференция в цифрах

На Web Summit приезжает рекордное количество инвесторов – в 2025 году их было 1857. Они заключали сделки с лучшими из 2700+ стартапов. По оценкам организаторов, воронка продаж и объем переговоров, инициированных на мероприятии, превысили €3 млрд.

По предварительным прогнозам, в Лиссабон съедутся 70 000+ участников со всего мира, среди которых:

• крупные инвесторы (VC);
• топ-менеджеры (C-level) из «высшей лиги» мирового tech-бизнеса – FAANG (Facebook + Apple + Amazon + Netflix + Google) и других технологических гигантов;
• 3000+ стартапов, в числе которых могут быть ваши потенциальные партнеры и конкуренты;
• 1000+ спикеров – знаковые фигуры, находящиеся в центре внимания мирового tech-сообщества. На площадке в 2025–2026 гг. выступали звезды мировой величины, такие как Эдуардо Саверин (сооснователь Facebook, Co-founder B Capital), Александр Ванг (Founder & CEO Scale AI), Алексис Оханян (cооснователь Reddit, Founder Seven Seven Six), Клифф Обрехт (сооснователь платформы Canva), Ларри Ли (топ-инвестор, трехкратный участник Forbes Midas) и др.

Трендовыми темами остаются AI, DevOps, SaaS, fintech, healthtech/climate tech, creator economy.

Максимальную пользу от участия в саммите извлекают:

• основатели стартапов, ищущие инвесторов;
• маркетологи, работающие в сфере B2B и продающие софт по подписке, имеющие намерение «поохотиться» на крупных клиентов и партнеров вживую;
• инвесторы (бизнес-ангелы, венчурные фонды), вычисляющие перспективные стартапы;
• топ-менеджеры крупнейших корпораций мира, желающие приобрести стартапы для поглощения или приобретения технологий.

Частые ошибки участников саммита

Несмотря на огромное количество потенциальных клиентов, 80% компаний уезжают разочарованными, без прибыли. Этому виной несколько факторов.

• Отсутствие предварительного прогрева целевой аудитории.
• Игнорирование предварительных договоренностей о нетворкинге (официальное приложение для назначения встреч используют менее 20% участников).
• Запаздывание обработки полученных контактов. Есть всего 48 часов, чтобы напомнить о себе. Если этого не сделать, 80% лидов умирают — люди просто забывают, с кем и о чем они говорили.

В итоге вместо 500+ качественных контактов, которые можно было получить, компании везут домой стопку ни к чему не обязывающих визиток, чтобы разобрать «потом». Бюджет бездарно спущен, результата нет.

Преимущества премаркетинга перед Web Summit

• Рост лидов х2. Например, вложение от €2000 в премаркетинг дает 500 000 показов среди идеальных клиентов и их «двойников» (look-a-likes).
• Окупаемость увеличивается в 5–10 раз.
• Выход на лиц, принимающих решения: инвесторов, технических директоров, топ-менеджеров.
• Запланированные встречи с C-level и инвесторами, плотный график делового общения.
• Сбор базы для ретаргетинга. Получение 10k–50k контактов в пикселях, которые можно догнать рекламой после выставки.

Когда начинать готовиться к Web Summit

Подготовка к выставке Web Summit значительно увеличивает шансы быть замеченным на мероприятии. Лучше закладывать на премаркетинг полгода.

• Май-июнь. На подготовительном этапе прописываются желаемые цели и KPI: сколько показов и встреч нужно получить. Определяется портрет ICP, т.е. человека, который может закрыть сделку / дать чек прямо на месте, либо в течение недели после события.
• Июль-сентябрь. Основной этап, на котором нужно постоянно быть на виду, нарабатывая узнаваемость.
• Октябрь-ноябрь. Финишная прямая, на которой дожимаются сомневающиеся, назначаются встречи, идет работа на стенде.

Предвыставочная маркетинговая кампания

Выполняется глубокий анализ продукта и продуктовой линейки компании, изучается целевая аудитория. Задача маркетолога – создать портрет идеального клиента, изучить его потребности, обеспечить максимальный маркетинговый охват. Сразу оговоримся, что соцсети не дают гарантию охвата, хотя исключения встречаются в виральных Reels, постах в LinkedIn, шортсах.

Помимо этого, требуется:

• создать базы клиентов (на основе телефонных и email баз, счетчиков аналитики и т. п.);
• отследить цифровые следы, расставить пиксели для поиска нужных типов посетителей сайта;
• выстроить правильную, цепляющую цепочку касаний;
• запустить прогрев ЦА анонсами выставочных активностей.

Перечислим основные каналы продвижения перед выставкой.

• Twitter создает инфошум и доносит новость, что вы существуете (бесплатно).
• Meta (Instagram/FB) запускает таргетированную рекламу, которая ловит всех, кто проявил интерес, и греет их ретаргетингом (средний чек).
• LinkedIn точечно «стучится» к персонам уровня C-Level, чтобы назначить встречи (дорого, но метко).
• Email оповещает старых знакомых и назначает финальные встречи (бесплатно, но очень эффективно при наличии готовой базы).

Сердце рекламной кампании – специальный лендинг «Встретимся на Web Summit». Туда ведут все ссылки из рекламы, постов и писем. На нем размещаются анонсы, кнопка «Забронировать встречу», предлагается получение гайда актуальной тематики в обмен на контакт. Примерная частота касаний – не менее 3 раз в неделю.

Предварительная маркетинговая подготовка – это способ приехать на выставку узнаваемым, с запланированными встречами и практически прогретыми для заключения контрактов клиентами.

Записаться на консультацию

Назначение встреч

За месяц до саммита нужно развивать максимальную активность по формированию списка будущих встреч. Для этого можно использовать следующие инструменты.

• Официальное приложение Web Summit (b2match). Устанавливается фильтр участников по роли, компании, стране. Заполняются слоты для встреч (реально нужно выбирать 100–200 самых нужных).
• Персонализированная LinkedIn-рассылка. Конкретному человеку предлагается встретиться на Web Summit, чтобы обсудить его конкретные боли и предложить вариант их решения. При таком подходе 40% людей отвечают, у 60% – может сработать узнавание в будущем.
• Контент и анонсы. Постинг, например: «Мы на Web Summit, стенд D23 — приходите за бесплатным аудитом Kubernetes». Тизер-видео: как проходит подготовка к мероприятию, что везете, какие призы раздаете. Рилсы и видео Shorts, рассказывающие о закулисье подготовки.

Как превратить встречи в реальные лиды

На Web Summit легко потеряться, так как на площадке пересекаются многие тысячи человек.  Не каждый посетитель мероприятия становится клиентом. Но из каждой встречи и даже факта простого визита на выставку следует извлечь максимум пользы.

Существуют три технические возможности зацепить людей.

• QR-код + NFC на стенде: человек касается телефоном — данные сразу попадают в CRM компании и обогащаются.
• Геотаргетинг: ловятся все, кто заходит в зону выставки или в отели рядом. Это дает +30% к сканированиям.
• Трекинг: пиксели фиксируют событие scan и повышают оценку контакта.

Лучше всего работает предложение, в котором сформулирована боль и ее решение. Например: «Давайте сделаем 5-минутный AI-скан вашего DevOps – просто чтобы понять, где у вас узкие места. Бесплатно, просто интересно». Это не питч, а помощь.

Что делать после Web Summit

После завершения выставки начинается активная работа по закреплению достигнутых договоренностей и обработке накопленной информации о посетителях выставки. Времени на это в обрез – кто из конкурентов успеет первым подогреть интерес, возникший во время встречи, тот (как правило) и приобретает нового клиента.

Первые 24 часа необходимо напомнить о себе, демонстрируя заинтересованность. Достаточно отправить email: «Спасибо за встречу, [Имя]! Как и обещал, высылаю слайды по [тема]. Давайте подумаем, что делаем дальше?»

В течение первой недели надо:

• обзвонить топ-50 самых горячих контактов;
• запустить адресный маркетинг на LinkedIn + email для тех, кто не ответил.

В первый месяц нужно активно отслеживать аналитику (пиксели + CRM): какие каналы сработали, какие нет. Всегда важен подсчет ROI. Тех, кто не дозрел, нужно отправлять в длительную доливку.

Таким образом, вложив 5–10% бюджета (€2–5 тыс.) в предварительный маркетинг, можно получить:

• 500 000 показов среди идеальных клиентов;
• базу пикселей 10 000–50 000 человек (которых потом можно догонять рекламой);
• в 2 раза больше видимости, чем у конкурентов;
• ROI x5–15 и воронку продаж на €500 000+.

Если у вас отсутствует настроенная аналитика или нет команды, которая обеспечит базовую маркетинговую подготовку с минимальными вложениями, мы предлагаем услугу директора по маркетингу на аутсорсе.

Выбрать время для консультации

Вывод

Не откладывайте подготовку к выставке Web Summit на потом. Чем раньше ваш бренд начнет «мелькать» в лентах будущих клиентов, тем выше шанс, что они придут именно к вам. Мы поможем вам подготовиться к мероприятию, стать узнаваемыми и получить профит там, где другие сливают бюджет.

Часто задаваемые вопросы